Administrasi perkantoran merupakan proses supervisi pengoperasian kantor sehari-harinya. Tugas dari administrasi ini biasanya menjadi tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran atau manajer. Bergantung pada struktur operasi generik organisasi dan kompleksitas tugas yang berhubungan dengan operasi pada umumnya, tanggung jawab manajer atau pegawai administrasi perkantoran akan memfokuskan pada tugas-tugas primer atau melibatkan pengelolaan berbagai fungsi.
Administrasi Perkantoran - Pekerjaan Multi Tasking
Salah satu tugas inti yang berhubungan dengan administrasi perkantoran ialah pengelolaan karyawan yang terkait dengan kantor. Biasanya, pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk mengawasi staf kantor, memastikan bahwa setiap karyawan memiliki sumberdaya yang kompeten untuk menjalankan tugasnya.
Pegawai administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai pemecah masalah, memberikan dukungan dan donasi kepada karyawan ketika terjadi situasi yang tidak biasa selama penyelesaian tugas yang diembankannya.
Sudah lazim bagi seorang pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk melakukan penilaian karyawan, merekomendasikan kenaikan gaji, atau memerikan karyawan pelatihan silang sebagai wahana untuk membantu karyawan untuk meningkatkan hubungannya dengan pemilik perusahaan.
Seiring dengan pengelolaan dan mendukung karyawan, administrasi perkantoran juga memastikan bahwa kantor selalu memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk tetap produktif. Hal ini melibatkan koordinasi untuk pemugaran peralatan kantor atau menyiapkan dan mengirimkan permintaan akan barang baru jika dibutuhkan.
Seorang pegawai administrasi perkantoran sering dibebankan dengan tuga untuk mengelola perlengkapan kantor seperti kertas, alat tulis, pita printer, atau barang lain yang sering digunakan di kantor. Pegawai administrasi perkantoran berusaha untuk menjaga laju operasi kantor dengan dana yang telah dianggarkan dan sering memiliki masukan untuk perencanaan dana bagi periode aturan selanjutnya.
Bergantung pada ruang lingkup keterlibatan administrasi perkantoran, pemilik perusahaan mengharuskan pegawai yang mengurusi administrasi perkantoran ini minimalnya bergelar D2 dari forum pendidikan terakreditasi dengan jurusan yang berhubungan dengan fungsi generik bisnis. Dengan lingungan kantor yang kompleks, seorang administrator mungkin membutuhkan gelar S1 sinkron dengan bidang studinya.
Banyak perusahaan lebih menyukai untuk mempromosikan karyawan dari dalam, yang berarti apabila pada awalnya seseorang bekerja pada taraf bawah akhirnya mendapatkan pelatihan yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan administrasi perkantoran. Ketika kasus ini terjadi, pemilik perusahaan biasanya membantu karyawan untuk memperoleh kesempatan melanjutkan pendidikannya melalui penyediaan donasi pendidikan dalam memperoleh gelar dan dengan berbagai jenis mentoring dalam program pekerjaan.
Tugas Pegawai Administrasi Perkantoran
Tugas dari pegawai adminstrasi perkantoran akan bervariasi antar perusahaan, tetapi terdapat beberapa kemampuan primer yang dibutuhkan untuk menempati posisi ini. Di antara tugasnya terpentingnya ialah komunikasi dan organisasi.
Telepon yang sangat baik, kemampuan tulisan dan berbicara merupakan kemampuan yang sangat vital, sebab Anda akan berkorenspondensi setiap hari dengan orang-orang yang sangat penting. Karena pegawai administrasi bertanggung jawab dengan hampir semua pekerjaan, kemampuan organisasi yang kuat diperlukan untuk keberhasilan pada posisi ini.
-
Menjawab telepon. Menjawab telepon merupakan tugas yang diperlukan bagi pekerjaan ini. Pegawai administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan menjawab telepon yang baik serta suara yang ramah menyeyanggkan. Sebagai administrasi kantor, Anda akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan professional lainnya. Anda mungkin dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan, mengetahui alamat atau meneruskan penelepon ke wakil perusahaan lainnya.
-
Penjadwalan. Jika Anda ialah pegawai adminsitrasi kantor tunggal di perusahaan, Anda mungkin akan bertanggung jawab untuk menjaga penjadwalan rendezvous dan acara perusahaan. Anda kemungkiyang akan bertanggung jawab pada satu orang atau holistik staf. Contohnya meliputi berbagai urusan seperti pengaturan janji dengan klien atau merencanakan rendezvous staf mingguan. Dalam beberapa kasus, pegawai administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai asisten pribadi sehingga Anda juga kemungkiyang akan mengurusi tukang rumput atau pembersih kolam, konfirmasi pemesayang makan malam atau menyiapkan akomodasi perjalayang untuk bos Anda.
-
Komunikasi. Sebagai administrator kantor, Anda mungkin akan menjadi suara perusahaan, sering berbicara atas nama atasan Anda. Karena tugas ini, memiliki kemampuan interpersonal teladan merupakan prasyarat yang sangat signifikan. Anda tak hanya akan berkomunikasi dengan orang dalam atau luar perusahaan, Anda juga akan bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi-informasi krusial perusahaan. Komunikasi akan berlangsung tatap muka, melalui telefon, melalui surat, faks, dan melalui email .
-
Entri data. Bergantung pada perusahaan dan profesi, Anda mungkin akan bertanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara data lembar kerja atau memasukkan infromasi ke dalam database perusahaan. Sebagai contoh, pegawai administrasi perkantoran pada perusahaan konstruksi mungkin akan menyimpan data lembar kerja dari supplier local dan harga material. Kebanyakan perusahaan juga menyimpan catatan-catatan rinci mengenai infromasi konsumen: alamat, nomor kontak, alamat email dan catatan layayang.
-
Pengorganisasi. Ini ialah kategori yang paling inklusif dan mungkin paling penting. Administrator memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan dalam aspek-aspek lainnya pada perusahaan. Mereka melakukannya melalui pemeliharaan sistem pengarsipan yang teratur dan rapi.
Deskripsi Kerja Pegawai Administrasi Perkantoran
Deskripsi pekrjaan seorang pegawai administrasi perkantoran mencakup berbagai fungsi yang luas. Pegawai administrasi bertanggung jawab untuk operasionalisasi organsasai dan tugas yang terdiri atas semua fungsi dari peyanggayang sumberdaya manusia sampai menyeimbangkan asset keuangan, bergantung pada kebijakan dan kondisi pekerjaan dari oraganisasi tersebut. Pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk melakukan berbagai kegiatan organisasi sejalan dengan misi dan visi organisasi.
Tugas seorang administrasi perkantoran memang menjadi multi tasking , selain harus menjalankan administrasi juga menjadi interaksi baik dengan karyawan dan juga pemilik perusahaan. Apa saja sebenarnya yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang pegawai administrasi keuangan?
-
Orang yang mengawasi fungsi staf sehari-harinya dan memastikan produktivitas dengan inspeksi kualitas kerja.
-
Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan wawancara kerja dan terkadang memilih kandidat dan kemudian melatihnya jika diperlukan untuk memastikan semua pekerjaan sinkron dengan standar, anggaran dan peraturan lembaga.
-
Pegawai administrasi perkantoran membantu dan mendukung karyawan baru dengan mendidik dan melatih karyawan baru dan juga memberikannya sebuah ide mengenai tanggung jawab khususnya dan juga berkomunikasi dengan syarat dan kondisi kerja. Pada dasarnya membantu mereka sepenuhnya untuk mengenalkan karyawan baru pada institusi.
-
Pegawai administrasi perkantoran harus mengelola dan mengatur penggajian dan kemudia akan memastikan keakuratan, waktu dan efisiensi distribusi penggajian karyawan.
-
Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan evaluasi dan penilaian secara terus menerus mengenai kinerja kerja staf dan membantu dalam proses promosinya.
-
Pegawai administrasi perkantoran juga terlibat dalam pekerjaan dasar institusi seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan berbagai kegiatan.
-
Pegawai administrasi perkantoran akan meyanggani berbagai kegiatan dengan sangat cermat dan melalui pengamatannya bertanggung jawab untuk memuntuk rekomendasi-rekomendasi krusial pada manajemen dan juga meyanggani kegiatan-kegiatan spesifik dengan perusahaan.
-
Pegawai administrasi perkantoran harus mengeluarkan estimasi pengeluaran tahuyang dan menuliskan aturan belanja perusahaan.
-
Tugas pegawai administrasi perkantoran ialah sebagai media antara karyawan dan perusahaan untuk membangun koordinasi dan komunikasi di antara keduanya. Tugasnya juga untuk berkomunikasi dengan karyawan dan hubungannya sampai pada taraf paling tinggi dari organisasi dan berkerja untuk mempertahankan kedekatan kerja sama yang efektif dalam organisasi.
-
Pegawai adminsitrasi perkantoran melakukan serangkaian fungsi sekertaris untuk komite atau organisasi. Keahlian dan spesialisasi yang dibutuhkan oleh seorang administrasi perkantoran ialah kemampuan bekerja sendiri dan bekerja dalam sebuah tim. Orangnya harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik lisan maupun tulisan, harus mampu berfungsi sebagai penghubung antara karyawan dan perusahaan.
